Herkent u dit probleem? U heeft een rijtje getallen in een Excel-bestand staan en wilt deze optellen met behulp van de SOM-functie. De uitkomst is 0, volgens Excel:
Als we goed kijken, zien we 2 dingen: als eerste staan de getallen links in de cel en ten tweede zien we linksboven in de cellen een groen driehoekje staan. Wat is er aan de hand? Excel heeft de getallen opgeslagen als tekst en met tekst kunnen we niet rekenen. Maar hoe laten we nu die groene driehoekjes verdwijnen? Met andere woorden: hoe krijgen we van die tekst weer getallen? Als we met de muisaanwijzer een cel selecteren, zien we naast de cel een waarschuwingslabel. Klik hierop en je krijgt de optie om de tekst te converteren naar een getal:
Dit werkt ook als u het hele bereik selecteert:
Let op: als niet alle getallen zijn opgemaakt als tekst, dan dient de eerste cel van het geselecteerde bereik een getal opgeslagen als tekst te zijn, anders verschijnt het waarschuwingslabel niet. Dit laatste komt veel voor bij het importeren van gegevens, waarbij positieve getallen vaak getallen zijn en negatieve getallen door Excel worden gezien als tekst.
In Excel 2003 was de mogelijkheid van het eenvoudig converteren er niet. De enige oplossing was toen om de hele kolom te vermenigvuldigen met het getal 1. Hoe werkt dit? Als eerste typen we in een willekeurige cel het getal 1. We gaan met de rechtermuisknop op die cel staan en kiezen ‘kopiëren’:
Nu selecteren we het hele bereik met getallen die we willen converteren. Klik daarna met de rechtermuisknop in het geselecteerde gedeelte en kies voor Plakken Speciaal:
In het dialoogvenster Plakken Speciaal kiezen we voor Vermenigvuldigen en daarna <OK>:
Excel vermenigvuldigt nu alle als tekst opgeslagen getallen met het getal 1, waardoor het getallen worden.
Ook in de huidige versie van Excel is dit overigens nog steeds een hele handige methode, zeker als u een lange lijst getallen heeft waar zo nu en dan 1 is opgeslagen als tekst. U kunt dan eenvoudig met een paar bewegingen de hele kolom vermenigvuldigen met het getal 1.
Let op: een veelgemaakte fout is de oplossing te zoeken bij de celeigenschappen. Door het aanpassen van de celeigenschappen verandert nooit de feitelijke invoer van de cel.
Getallen opgeslagen als tekst komt nog veel voor. Vooral als u werkt met gegevens uit externe (bijvoorbeeld financiële) systemen. Ook een aantal banksystemen, waarbij u een overzicht van de transacties naar Excel kon downloaden, wil op dit punt nog weleens een lijst met groene driehoekjes geven. Vanaf nu weet u dus hoe u dit eenvoudig kunt oplossen!